Blog

Společná firemní emailová schránka – plusy a mínusy

Čas od času potřebuji upustit páru a své názory hodit na papír (resp. na klávesnici). Dnes nemohu usnout a todle mi snad pomůže :)

Jistě znáte společný email info@firmaXYZ.cz a potom má třeba každý uživatel svůj účet: franta.novak@firmaXYZ.cz a eliska.krasnohorska@firmaXYZ.cz.

Jak tedy zajistit aby měla firma přehled o objednávkách a dotazech zákazníků a jak zjistit zda po nějaké době neexistovaly některé NEvyřešené emaily? Emaily rozlišuji na NEPŘEČTENÉ -> PŘEČTENÉ -> VYŘEŠENÉ. Poštovní klienti však umí jen první dva stavy a proto vznikají emailové schránky plné přečtených emailů, ale těžko říct, které byly řešené. Pokud se k tomu ještě přidá několik uživatelů spravujících schránku z různých míst v nepravidelných časových intervalech, tak je jasné že nic jiného než bordel v tom nebude. Řeším to složkou VYŘÍZENO, kam přesouvám vyřízené emaily. Záměrně je nemažu. Mažu jen blbosti nebo takové to “ahoj jak se máš”.

Dnes s možností cloudových řešení a přístupu z libovolného přístroje se otázka řešení společné příchozí pošty řeší pořád více.

Schránka obsahuje pouze nevyřešené emaily. Pokud je vše vyřešeno pak je PRÁZDNÁ!

Jak to tedy ve firmách skutečně funguje?

1. Prasárna

Neexistuje firemní účet ale firmaXYZ@seznam.cz.

2. Primitivní a fungující varianta

Existuje jen jeden společný email info@firmaXYZ.cz. Pokud se všichni domluví, že budou pouívat slžku vyřešeno, pak je to super.

3. Distribuční skupina – Nejhorší varianta nasazení

Jedná se o distribuční skupinu kdy každý doručený email na adresu info@firmaXYZ.cz se rozpošle na všechny uživatele. Společná schránka tedy neexistuje. Objednávku/odpověď tedy řeší 2 i 3 lidi současně. Nikdo neví co je udělané a co se má udělat. Spamy otravují úplně každého. Jeden spam je potřeba smazat tolikrát na kolik dalších adres byl přeposlán. Pokud nesedí všichni v jedné kanceláři je to peklo. Ale i tak je to hrozný.

4. Společný účet + vlastní účty

Doručený email si uživatel, který jej řeší, přesune do svojí schránky a tam jej odbaví. Spam se smaže jen jednou.Vypadá to krásně. Emaily jsou přečtené i vyřešené. Ale problémy nastávají tehdy, když si dotyčný odskočí na oběd, na dovolenou, je nemocný. Odpovědi se totiž vracejí už jen jemu a nikoliv do společné schránky. Někdy třeba obchodník něco špatně vyřeší a zákazník si stěžuje na jeho adresu. Problém je zpravidla zameten a firma si myslí, jak má spokojené zákazníky. Pak třeba někdo čeká týden na odpověď než se dotyčný vrátí z dovolené… apod.

5. Společný účet + vlastní účty pouze pro interní nebo přímou komunikaci

Odpovědi jsou zákazníkům zasílány ze stejného hlavního emailu. Vyřízené emaily se přesouvají do složky VYŘÍZENO. Já používám místo vyřízeno složku s názvem roku 2013, 2014, 2015. Složka se dá potom např. archivovat aby nezabírala místo. Je pro mne naprosto nepřijatelné, aby kolegové řešili se zákazníkem zakázku na svých účtech tak, že do ní nevidím.

Díky tomuto systému můžete začít řešit jak dlouho trvá odpovědět na email, zjistíte, že některé zakázky prostě stojí a nehýbou se, když někdo zrovna není na své židli, tak můžete odpovědět alespoň tak, že požadavek bude řešen zítra apod. Hlavně jde o ZASTUPITELNOST.

A co když 5 lidí dostane odpověď do společné schránky? Zdržujeme ostatní tím, že čtou všechny emaily a pak zjistí, že to řešil Vonásek, tak počkají až si to Vonásek odbaví? Pro tento účel se dají použít Outlook kategorie nebo nějaké obarvovátko. Když kouknu a zjistím, že to není moje, tak to obarvím modře pro Frantu a nechám ve složce. Výhodou je, že pokud to Franta celý den neodbaví, tak to večer mohu zalepit, dořešit. Místo obarvením se to dá řešit i podsložkami, kdy na společné schránce udělám podsložku pro každého uživatele. Pro ty se stane jejich podložka místem, kam nejčastěji chodí. Pak třeba jen jeden z nás může mít na starost hlavní schránku a rozdělovat do podsložek. Pořád ale na podsložky vidí i ostatní a mohu řešit neřešené! Osobně fandím tomu barvení.Kontrolovat další složky zda jsou čisté se mi tedy nechce.

ALIASY – tuto možnost nemám detailně prozkoumanou. Rámcově jde o e-mailovou adresou s určitým názvem (např. franta.novak@firmaXYZ.cz), která nedisponuje vlastním datovým prostorem a příchozí e-maily tak fyzicky končí v e-mailové schránce, na kterou je tento alias navázaný (např. info@firmaXYZ.cz). E-mailový alias je tedy další název pro jednu e-mailovou schránku. Výhodou je, že máme 1 schránku a zákazníci komunikují s nějakým člověkem a ne s nějakým obecným emailem.

Vlastní účtu uživatelů používám pro přiřazování a sledování úkolů, pro interní komunikaci právě na toho kolegu, apod.

A jak na informační zprávy. Např. akce od dodavatele? Ve společné schránce to přeci uvidí každý?! NENE, kdepak. Důležité informační emaily je potřeba rozeslat všem ručně a ze společné schránky email odstranit nebo z něj udělat vyřízený. Pro rozeslání by se hodila nějaká distribuční skupina, aby se nemuselo vypisovat všech 10 spolupracovníků růčo.


Za sebe mohu říct, že i ve 2 lidech si nedokážu představit fungovat jinak než varianta 5. Už jen to, že někdy řeším věci o půlnoci a toho druhého prostě nemusím otravovat, že mi chybí poslední email, protože je u něj ve schránce.

Pokud do toho zahrneme ještě zakázkový sytém sledující emaily – paráda, ale nejprve je potřeba zvládnout poštu samotnou.

Tak dobrou noc!

IT gramotnost aneb bez ALT+TAB nikam nelez

Nějak se ve mně nahromadila frustrace z toho, jak je na tom náš lid bledě co se týče práce na relativně jednouchých úlohách na PC.

Příklad primitivní úlohy pro představu:

  • Otevřít složku s 20ti obrázky
  • Vybrat 5 nejlepších obrázků
  • Založit nový Word
  • Otevřít si v prohlížeči adresu a zkopírovat krátký odstavec do Wordu
  • Zkopírovat obrázky je do Wordu a nastavit jim stejnou velikost
  • Word uložit jako PDF a odeslat emailem

Opravdu mne děsí, když to, co uživatel udělá, by mně trvalo 2x, 3x nebo možná i 5x rychleji (nepřeháním). Znamená, že kdybych chtěl předat někomu mojí práci, tak bych musel nabrat 3-5 takových lidí?

PS: Nevěřili byste jak diametrálně odlišné časy na této úloze naměříte pro různé uživatele.

Viděli jste někdy 2 lidi ze stejné kanceláře, kteří měli stejný plat a přitom jeden na PC „uměl“ a druhý „neuměl“? Nemělo by být ohodnocení úměrné tomu, jak rychle umí „klikat“?


Projděme si pár zkratek, bez kterých nejde žít

ALT+TAB

ALT+TAB je pro mnohé uživatele španělskou vesnicí. Pro mě to je asi ta nejefektivnější ze zkratek co znám. Časem jsem tuto zkratku nahradil 1. a potom i 2. externím monitorem bez kterých teď nejde fungovat.

CTRL+C a CTRL+V jednou rukou

Určitě znáte někoho, kdo zmáčkne CTRL levou rukou, pustí myš a pravačkou zmáčkne C. Potom najde jiné okno a zmáčkne CTRL levou rukou, pustí myš a pravačkou zmáčkne V. Jako když rozpočítáváte enten-týky…

ZÁLOŽKY V PROHLÍŽEČI

Základní navigace pro surfování na internetu. Každou novou zajímavou stránku bookmarkuju do složky NEW, kterou čas od času roztřídím/promažu.

ÚPRAVA VELIKOSTI OBRÁZKU

Prakticky španělská vesnice. Uložit obrázek jako soubor o menších rozměrech je problém. A k čemu všechny ty koncovky .JPG, .BMP, .PNG?

ČISTÝ MAILBOX

Zejména ženy (nevím proč) nechávají přečtené a vyřízené zprávy v Doručené poště. Sorry, ale todle je prostě na ránu. Dyť to stačí šoupat do složky Hotovo.

ZASE TO CHCE HESLO!

Většina lidí si není schopna zorganizovat hesla do různých webových stránek. Schválně říkám zorganizovat (nikoliv zapamatovat). Příklad: přihlašování 1x za měsíc. Výsledkem je nové generování hesla při každém přihlášení, popsané okraje monitorů, lepíky na nástěnce. Přitom to jde tak snadno vyřešit :)

VÝBĚR SLOVA DVOJKLIKEM

Když chcete kopírovat celé slovo ve Wordu, tak nemusíte přesně pozicovat kurzor myši, táhnout a držet, pustit myš a CTRL+C. Stačí dvakrát na slovo kliknout. Nebo pro experty: nastavit pozici kurzoru, CTRL+SHIFT+ šipka doprava, CTRL+C.

PROCHÁZENÍ FORMULÁŘŮ POMOCÍ TAB

Píšu, chytnu myš, kliknu jinam, pustím myš.
Píšu, chytnu myš, kliknu jinam, pustím myš.
Píšu, chytnu myš, kliknu jinam, pustím myš.

Myš nepotřebuješ, když máš TAB.

Píšu, TAB
Píšu, TAB
Píšu, TAB

ORGANIZACE SOUBORŮ V PC

Také máte svou složku někde mezi ostatními na C: ?

ROLOVÁNÍ OBRAZOVKY KLIKÁNÍM NA ŠIPKY

Převážně díky nepohodlným touchpadům na notebookách vznikl tento nešvar, kdy se webová stránka roluje klikáním na šipku vpravo dole. Kolečko myši je často úplně zbytečné a překáží. Já se třeba bez myši na notebooku neobejdu vůbec. Díky dotykovým displayům se to naštěstí zase zlepšuje a často si potom upatláme monitory, které nejsou dotykové :D

CTRL+T V PROHLÍŽEČI

Nevíte?
:DDDDDD

WIN+D, WIN+M

Minimalizuje nebo obnoví všechny okna. Česky: zobrazit prázdnou plochu.


Další vychytávky třeba doplním

Uvědomuji si, že faktorů úspěchu je spousta a mají i třeba větší vliv. Používání PC, ale beru stejně jako, že někdo umí číst a psát. Prostě IT gramotnost. Pokud někomu koukám přes rameno a on ALT+TAB nebo podobné vychytávky nepoužívá tak už to ve mně vře.

Mé pozorování se zakládá na kontaktu se zákazníky, spolupracovníky, obchodními partnery. 90% mé práce se realizuje na PC. Měřítkem úspěchu je pro mne výkonnostní pojetí businessu. Kdybych pracoval v nějakém mladém startupu tak podobné blbosti asi nemusím řešit :)

ZAMYŠLENÍ

Pracujete se někým kdo neumí číst a psát? Nebo s někým kdo špatně čte a píše a při tom vytváří a pracuje s dokumenty. Číst a psát umíme všichni protože jsme to pár let trénovali ve škole. Proč tam netrénujeme i ALT+TAB?

MS 2014 Brazílie – nudná přestávková studia?

Možná jsem dříve nekoukal na tolik zápasů, ale letos mne MS světa z pohledu přestávek (Studio MS) a reklam vážně nudilo.

Nechci jen tak otevírat kritiku, ale když jsem viděl, že se to řeší i veřejně tak stručně doplním…

REKLAMY:

není to věc ČT… Při takto dlouhém turnaji by to chtělo reklamy kompletně obměnit. Udělat alespoň 2 verze a od poloviny turnaje výrazně upřednostnit tu druhou (novou/neokoukanou). Když vidíme stejné reklamy 10x za večer po dobu 4 týdnů, tak už mi vážně vadily.

POLOČASOVÉ PŘESTÁVKY:

  • nezáživné
  • velmi málo střihů a opakovaných záběrů (možná za to mohla vysílací práva)
  • samé spekulace CoBy, KdyBy pořád dokola se všemi hosty, odpovědi potom: tak určitě… asi ano…

Je pravda, že alespoň vstupy Jaromíra Bosáka byly zajímavé. Ostatní komentátoři ve studiu byli celkem marní/nudní.

KOMENTÁŘE ZÁPASŮ:

Nemám zde problém. Nedověděl jsem se ale v jakých klubech hráči hrají. Bylo by zajímavé vypíchnout, že se na trávníku např. potkávají 3 hráči proti sobě ze stejného týmu nebo že spolu hráli vloni tam a tam.

DNEŠNÍ ČLÁNEK:

http://www.sport.cz/fotbal/ms2014/clanek/591568-prepinam-tlumim-zvuk-fotbalovi-komentatori-na-tapete-obuli-se-do-nich-i-radni-ct.html#hp-sez

Musím souhlasit, že např HOKEJ je na tom mnohem lépe. Přestávky mají rozbory, rozhovor a třeba i tu historii (která mne nezajímá), vizitka hráče/trenéra, ale hlavně má to spád a nespekuluje se tam pořád.

KRITIKA online:

Z vlastní zkušenosti vím, že pokud máte 95 objednávek v pořádku a 5 se nějak nevyvede (jsme lidi), tak obdržíte 2 záporné a 2 kladné recenze/komentáře.

Chci tím ukázat poměr toho co je vidět a co vidět není. (uvědomuji si, že jsem třeba dříve nenapsal pozitivní článek).
Závěrem jen to, že během přestávkových studií a reklam jsem přepínal na jiné programy. Tam se člověk omylem někdy zdrží a někdy těsně před půlnocí televizi i raději vypne.

Jak popít s Wedosem aneb 2. WordPress konference

Minulý týden se 17.5. konala 2. WordPress konference v Hluboké nad Vltavou v rodišti Wedosu. Na první WP konferenci jsem bohužel nemohl a tak o účasti na této jsem ani trochu neváhal. Akce se moc povedla a to nejen díky výbornému programu, ale také díky zázemí, které nám všem Wedos poskytnul.

2014-05-17 09.52.26

Již úvodní přednášky na Bezpečnost (Radek Kučera) a Cachování (Jakub Klapka) vyřešily problémy, které jsem na několika projektech tak trochu přehlížel. Přednášky mi pomohly pohnout s věcmi se kterými jsem si prostě nevěděl rady. Jakubovu přednášku hodnotím jako nejlepší na konferenci a to není jen tím, že jsme potom ještě dobře popili :)

Další odbornější přednáška na cachování (David Biňovec) byla trochu hůře stravitelná a moc jsem z toho nepochopil.

Od přednášky WordPress a členské sekce (Tomáš Andrlík) jsem čekal trochu více než lehkou propagaci Davida Kirše, protože pluginy pro členské sekce nejsou úplně triviální. Chyběla mi ukázka nastavení nějakého pokročilého pluginu na konkrétním projektu. Ale i tak to hodnotím pozitivně.

Co řeší zákaznická podpora (Daniel Dubravec – Wedos) hovořil o tom jak to chodí na supportu a pěkně oživil setkání v pravý čas. Hlavním přínosem je, že po této konferenci si za tím support chatem představuji rozumné lidi, kteří se fakt snaží a mají celkem jasno v tom co dělají.

Tvorba pluginů (Vladislav Musílek) byla sice pěkná, ale protože se snažím vždy nějak použít stávající pluginy nebo jen doprgat PHP, tak nevím, zda někdy něco vytvořím. Pobavilo mne, že na tvorbu pluginů existuje plugin :D

Google analytics (Petr Bechyně). GA jsou vždy vděčné a zajímavé téma, jen ta konfigurace trychtýřů v eshopu u mne nějak vázne.

Jak získávat a udržovat odkazy s WP (Zdeněk Dvořák) – pořád je nekonečno práce v linkbuildingu. Mám si na to najímat další lidi nebo jak to vše stíhat? A i když se ptám, kdy budu mít hotovo, tak vím že asi nikdy…

Jak proměnit WordPress ve stroj na peníze (Michal Kubíček). Jedním slovem PARÁDA. Díky moc za inspiraci! Michalova přednáška bez omáčky mne jen utvrdila v tom, že moc řečí a přemýšlení někdy škodí a jen ať se nové projekty spouští o 106.


Na prohlídku datacentra Wedosu jsem původně namířeno neměl, ale nakonec to byl výborný zážitek. Člověk si konečně dokáže představit ten hosting i fyzicky. No a o VPS – virtuálních serverech ani nemluvim.

cca 10-40 MEGA

cca 10-40 MEGA

Večerní afterparty se vyvedla – u stolu jsme řešili i normální věci a hoši od Budějovic se postarali o 2 hodinovou zábavu s historkami o Ingressu. Pak jsme kolem půlnoci vyzpovídali Josefa Grilla, postěžovali si na web wedosu (prý tomu říkají OMALOVÁNKY a měnit to nebudou, protože to prodává) a zjistili jaký je další směr celé společnosti. Josef nám se svým typickým úsměvem prozradil úplně všechno (nic netajil) a z některých unikátních řešení, vizí, procesů, technologií a know-how jsme byli tak mimo, že (myslím) Jirka pořád jen říkal: “Pepo, to si děláš pr***”.

Děkuji organizátorům: Tomáš Poner, Náš WP i Wedosu za inspirační víkend v Hluboké.

Co vlastně dělám na PC?

Nějaké sledovací programy PC dávají zajímavé výstupy, ale zkuste si jen tak někdy zjistit co jste za posldní týden na PC (na netu) dělali.

Koukněte na uvítací stránku chromu

prtsrc

Nebo historii prohlížeče

history

Jak prosadit změnu?

Poslední dobou mám problém v práci s tím, že se mi špatně daří prosadit změny. Nevím jestli je to ve mně, ale velmi silně pociťuji odpor okolí ke změnám…

Zjišťuji, že logické důvody zpravidla vůbec nestačí, a vstupuje tak do hry umění komunikace. Při logicky podložených faktech mne fakt ale nebaví někoho přesvědčovat ještě všelijakými jinými způsoby. Abych změnu prosadil musím vést dlouhé diskuse, pochopit protinázor, změnu zavést pomalu, aby ji dotyčný dokázal vstřebat, atd. A jelikož mi trpělivost a čas dochází, chtěl bych se uchýlit až k diktátorskému způsobu řízení, které je pro mne v tu chvíli asi jediné řešení.

Okolí se mění a my se musíme měnit také. Velmi s touto myšlenkou souhlasím, ale představme si to v extrémním případě, že se změna děje pořád. Pak zaběhnuté procesy jsou už změněné procesy, naše best-practicies už jsou defacto new-practicies… V malé firmě to asi bude jen malý problém, ale co velká korporace? Představme si zásadní změnu obchodního procesu. Takový projekt může trvat i 3 roky. Ale za tu dobu již vznikne tolik požadavků na změnu, že dojde k dalšímu přeplánování a kdy teda bude hotovo … ?

Abych to shrnul, tak změny se dělat musí. Jejich periodicita by však měla procházet nejen cyklem změny, ale také odladěním a hlavně využitím. Pokud další změna nastává již v rané fázi využití, pak jen budeme ladit novinky a nikdy náš optimalizovaný proces nevyužijeme naplno.

Zatím jsem tedy ve fázi, kdy chci pracovat na tom, abych změny dokázal elegantně a rychle prosadit. Věřím, že úspěšná firma dnešní doby je taková firma, která dokáže změny rychle zapracovat a přizpůsobit se okolnímu prostředí. Právě toto by měla být ta nejsilnější konkurenční výhoda.

Kdo chce zabít změnu
O víkendu jsem si pořídil knihu: Kdo chce zabít změnu?
Stála 20,-Kč v Levnýchknihách. Mám ji na záchodě, tak jsem zvědav jak rychle to přečtu (je to prý na 2 hoďky). Pak dám zpětnou vazbu pod tento článek :)

Proč být detailistou

… aneb stručná úvaha o úspěchu …

Nestává se mi moc často abych jen tak napsal článek, ale toto bych rád dal tzv. “na papír”

Věřím tomu, že právě v detailech je síla úspěchu v podnikání.

Většinou můžete sebe a konkurenci nějakým způsobem srovnat a výsledek je takový, že to je plus mínus stejné. Pokud na konkurenci výrazně nestačíte tak to znamená, že buď už neexistujete nebo brzy existovat nebudete.

A právě toto soupeření je o detailech. Na příklad třeba obyčejný servis elektroniky před 5ti roky…
Kdy Vám naposledy technik volal dříve, než Vy jemu s dotazem jak to vypadá?
Když jedna ze společností zavede to, že Vám přijde SMS (nebo email, dle vlastního výběru) když je zboží hotové, tak to přeci bude pěkná služba a konkurenční výhoda.

Paradoxem je ale fakt, že pro tuto společnost je zasílání SMS pouze 1 ze 100 věcí co musí řešit, během obchodního procesu. Pro Vás je to ale rozdíl, který tuto společnost od konkurence odliší.

*****

Z turismu mám osobní zkušenost v tom, že i když Váš host je při pobytu spokojen s 20ti věcmi a pak se něco nepovede tak si z dovolené zapamatuje právě tu jednu špatnou věc.

To bylo tam jak, nám nedali ručníky…
(když uklidíte 10 pokojů, koupelen, chodbu a kuchyň, tak zapomenout položit na jeden pokoj 2 ručníky je opravdu drobnost)

*****

Závěrem mne ještě napadá úvaha Proč tedy soupeřit v detailech?
Mohu to přeci dělat úplně jinak, lépe a moderně. Bohužel být jedinečný platí v dnešní době snad jen týden a brzy Vás doženou ostatní. Takže opět budeme soupeřit právě na úrovni detailů…