Společná firemní emailová schránka – plusy a mínusy

Čas od času potřebuji upustit páru a své názory hodit na papír (resp. na klávesnici). Dnes nemohu usnout a todle mi snad pomůže :)

Jistě znáte společný email info@firmaXYZ.cz a potom má třeba každý uživatel svůj účet: franta.novak@firmaXYZ.cz a eliska.krasnohorska@firmaXYZ.cz.

Jak tedy zajistit aby měla firma přehled o objednávkách a dotazech zákazníků a jak zjistit zda po nějaké době neexistovaly některé NEvyřešené emaily? Emaily rozlišuji na NEPŘEČTENÉ -> PŘEČTENÉ -> VYŘEŠENÉ. Poštovní klienti však umí jen první dva stavy a proto vznikají emailové schránky plné přečtených emailů, ale těžko říct, které byly řešené. Pokud se k tomu ještě přidá několik uživatelů spravujících schránku z různých míst v nepravidelných časových intervalech, tak je jasné že nic jiného než bordel v tom nebude. Řeším to složkou VYŘÍZENO, kam přesouvám vyřízené emaily. Záměrně je nemažu. Mažu jen blbosti nebo takové to “ahoj jak se máš”.

Dnes s možností cloudových řešení a přístupu z libovolného přístroje se otázka řešení společné příchozí pošty řeší pořád více.

Schránka obsahuje pouze nevyřešené emaily. Pokud je vše vyřešeno pak je PRÁZDNÁ!

Jak to tedy ve firmách skutečně funguje?

1. Prasárna

Neexistuje firemní účet ale firmaXYZ@seznam.cz.

2. Primitivní a fungující varianta

Existuje jen jeden společný email info@firmaXYZ.cz. Pokud se všichni domluví, že budou pouívat slžku vyřešeno, pak je to super.

3. Distribuční skupina – Nejhorší varianta nasazení

Jedná se o distribuční skupinu kdy každý doručený email na adresu info@firmaXYZ.cz se rozpošle na všechny uživatele. Společná schránka tedy neexistuje. Objednávku/odpověď tedy řeší 2 i 3 lidi současně. Nikdo neví co je udělané a co se má udělat. Spamy otravují úplně každého. Jeden spam je potřeba smazat tolikrát na kolik dalších adres byl přeposlán. Pokud nesedí všichni v jedné kanceláři je to peklo. Ale i tak je to hrozný.

4. Společný účet + vlastní účty

Doručený email si uživatel, který jej řeší, přesune do svojí schránky a tam jej odbaví. Spam se smaže jen jednou.Vypadá to krásně. Emaily jsou přečtené i vyřešené. Ale problémy nastávají tehdy, když si dotyčný odskočí na oběd, na dovolenou, je nemocný. Odpovědi se totiž vracejí už jen jemu a nikoliv do společné schránky. Někdy třeba obchodník něco špatně vyřeší a zákazník si stěžuje na jeho adresu. Problém je zpravidla zameten a firma si myslí, jak má spokojené zákazníky. Pak třeba někdo čeká týden na odpověď než se dotyčný vrátí z dovolené… apod.

5. Společný účet + vlastní účty pouze pro interní nebo přímou komunikaci

Odpovědi jsou zákazníkům zasílány ze stejného hlavního emailu. Vyřízené emaily se přesouvají do složky VYŘÍZENO. Já používám místo vyřízeno složku s názvem roku 2013, 2014, 2015. Složka se dá potom např. archivovat aby nezabírala místo. Je pro mne naprosto nepřijatelné, aby kolegové řešili se zákazníkem zakázku na svých účtech tak, že do ní nevidím.

Díky tomuto systému můžete začít řešit jak dlouho trvá odpovědět na email, zjistíte, že některé zakázky prostě stojí a nehýbou se, když někdo zrovna není na své židli, tak můžete odpovědět alespoň tak, že požadavek bude řešen zítra apod. Hlavně jde o ZASTUPITELNOST.

A co když 5 lidí dostane odpověď do společné schránky? Zdržujeme ostatní tím, že čtou všechny emaily a pak zjistí, že to řešil Vonásek, tak počkají až si to Vonásek odbaví? Pro tento účel se dají použít Outlook kategorie nebo nějaké obarvovátko. Když kouknu a zjistím, že to není moje, tak to obarvím modře pro Frantu a nechám ve složce. Výhodou je, že pokud to Franta celý den neodbaví, tak to večer mohu zalepit, dořešit. Místo obarvením se to dá řešit i podsložkami, kdy na společné schránce udělám podsložku pro každého uživatele. Pro ty se stane jejich podložka místem, kam nejčastěji chodí. Pak třeba jen jeden z nás může mít na starost hlavní schránku a rozdělovat do podsložek. Pořád ale na podsložky vidí i ostatní a mohu řešit neřešené! Osobně fandím tomu barvení.Kontrolovat další složky zda jsou čisté se mi tedy nechce.

ALIASY – tuto možnost nemám detailně prozkoumanou. Rámcově jde o e-mailovou adresou s určitým názvem (např. franta.novak@firmaXYZ.cz), která nedisponuje vlastním datovým prostorem a příchozí e-maily tak fyzicky končí v e-mailové schránce, na kterou je tento alias navázaný (např. info@firmaXYZ.cz). E-mailový alias je tedy další název pro jednu e-mailovou schránku. Výhodou je, že máme 1 schránku a zákazníci komunikují s nějakým člověkem a ne s nějakým obecným emailem.

Vlastní účtu uživatelů používám pro přiřazování a sledování úkolů, pro interní komunikaci právě na toho kolegu, apod.

A jak na informační zprávy. Např. akce od dodavatele? Ve společné schránce to přeci uvidí každý?! NENE, kdepak. Důležité informační emaily je potřeba rozeslat všem ručně a ze společné schránky email odstranit nebo z něj udělat vyřízený. Pro rozeslání by se hodila nějaká distribuční skupina, aby se nemuselo vypisovat všech 10 spolupracovníků růčo.


Za sebe mohu říct, že i ve 2 lidech si nedokážu představit fungovat jinak než varianta 5. Už jen to, že někdy řeším věci o půlnoci a toho druhého prostě nemusím otravovat, že mi chybí poslední email, protože je u něj ve schránce.

Pokud do toho zahrneme ještě zakázkový sytém sledující emaily – paráda, ale nejprve je potřeba zvládnout poštu samotnou.

Tak dobrou noc!